Оптимизация расходов для бизнеса: как сохранить предприятие в кризис

Оптимизация расходов для бизнеса: как сохранить предприятие в кризис

Аудиторы и банкиры рассказали UBR.ua об основных подходах и правилах эффективного снижения финансовых затрат в кризис

Кризис практически всегда наступает неожиданно, но абсолютно всегда требует оперативных действий по снижению повседневных затрат компании – в экстренных обстоятельствах от этого зависит выживаемость проекта.

В разговоре с банкирами и аудиторами UBR.ua попытался найти общие правила кост-каттинга для бизнеса, а также ответить на вопросы: от каких издержек при наступлении трудных времен предприятию лучше избавиться сразу, а от каких – в последнюю очередь, как избежать ошибок при сокращении расходов, чтобы в итоге не получить еще более значительные убытки, и есть ли шанс законсервировать предприятие, затем успешно перезапустив проект по завершении кризиса.

Содержание:

• Принципы оптимизации: принятие решений на основе аналитики и автоматизация процессов
• Стратегия оптимизации в коронакризис
• Коронакризисный опыт – основные ошибки
• От каких затрат избавляться в первую очередь
• …а на чем экономить не стоит
• Как правильно сократить расходы на персонал
• Консервация бизнеса – выход или неизбежное закрытие

Сохранить и развить бизнес. На что дают "доступные кредиты 5-7-9%" и как их получить

Принципы оптимизации: принятие решений на основе аналитики и автоматизация процессов

Собеседники UBR.ua рассказали о нескольких основных принципах, которые нужно учитывать при сокращении расходов:

• начать планировать мероприятия по оптимизации затрат как можно раньше;

Одним из определяющих факторов успешности мероприятий по сокращению расходов является предыдущий опыт кост-каттинга и то, был ли он в компании стандартной практикой. "Ждать, пока "прижмет", и только потом начинать действовать – верный путь к неудаче", – акцентируют внимание в аудиторской компании Krenston GCG (KGCG). Со своей стороны партнер и руководитель практики консультационных услуг Baker Tilly в Украине Андрей Калиушенко подчеркнул, что внедрять культуру сбережения ресурсов в компании необходимо не только в кризисные времена.

• сокращение затрат должно быть не самоцелью, а производной от оптимизации бизнес-процессов;

Первоначально под сокращение должны попасть те расходные направления, необходимость снижения затрат на которые назрела еще до кризиса.

"Если вы видите, от каких процессов можно отказаться вообще, что давно следовало улучшить, какие команды переформировать, то в результате этих действий ваши затраты должны уменьшиться с пользой для бизнеса", – объясняет принцип исполнительный директор аудиторско-консалтинговой компании BDO in Ukraine Вера Савченко.

• оптимизация расходов должна основываться на глубоком и всестороннем анализе;

"Решения в финансовой сфере нужно принимать через призму реальных бизнес-процессов организации, стоящих за цифрами в отчетах. Необходимо избегать огульных решений, типа "всем отделам сократить расходы на 20%", – советуют специалисты KGCG. Помочь в этом может применение нижеуказанного принципа:

• работа с новыми технологиями и диджитилизация;

Эффективность любых оптимизационных решений зависит от наличия в руководстве компании необходимой информации для их принятия и от того, насколько зрелыми и отлаженными являются системы учета, бюджетирования и финансового контроля. Для упрощения мониторинга ситуации внутри компании эксперты рекомендуют программные продукты для управления своей деятельностью, финансовым и бухгалтерским учетом.

Предпринимателю на заметку. Что влияет на стоимость аренды недвижимости

Как отмечает Вера Савченко, все подобные продукты делают аналитику затрат и имеют блоки управления и оптимизации расходов. В BDO in Ukraine пользуются разработкой немецкой компании SAP для малого и среднего бизнеса – SAP Business One, однако на рынке существуют управленческие программы как от международных (SAP, Microsoft и др.), так и от украинских брендов.

• применение риск-менеджмента при управлении расходами;

Перед принятием тех или иных решений необходимо провести анализ долгосрочных последствий, которые такой шаг вызовет. К примеру, если сотрудники предприятия являются для него ключевым элементом ценностного предложения, от подобных "оптимизационных" мер бизнес может уже не оправиться, подчеркивают в KGCG.

Стратегия оптимизации в коронакризис

К текущему кризису – из-за его глобальности – сложно подходить с предыдущим опытом и, соответственно, невозможно определить общий для разных сфер подход по сокращению расходов. Тем не менее, как рассказали UBR.ua в Идея Банке, законы бизнеса – особенно в случае малого – остаются актуальными и во время коронакризиса. Следовательно, первыми для оптимизации всегда рассматриваются следующие статьи расходов:

• затраты на командировки;
• затраты на обучение персонала;
• сокращение закупок (если бизнес вынужденно остановился);
• если приходится – отпуск, сокращение зарплат или увольнение сотрудников.

Как выбрать группу налогообложения. Что такое упрощенная система

В BDO in Ukraine во время коронакризиса применили трехступенчатый подход по оптимизации бизнес-затрат, состоящий из нижеприведенных этапов:

Реакция. Этап, когда затраты сокращались как ответ на резкие непредвиденные события. Был введен ручной режим управления, и режим жесткой экономии. Время было только для мониторинга изменений. Для разработки стратегий не было ресурсов;

Поддержание жизнедеятельности. Годовая и квартальная аналитика сменилась на оперативную (1-2 раза в месяц). Жесткая экономия была заменена стратегическим и плановым сокращением расходов;

Реализация разработанных стратегий работы в новой реальности. Плановое сокращение расходов трансформировалось в их постоянную оптимизацию.

Коронакризисный опыт – основные ошибки

Как рассказала Вера Савченко, 2020 год позволил выявить наиболее распространенные ошибки среди малого и среднего бизнеса во время проведения оптимизационных мероприятий. Она выделила следующие из них:

Плохая коммуникация. Компании резко переставали платить партнерам, сотрудникам, разрывали договора, не проведя предварительных переговоров. Краткосрочно это избавляло от финансовых обязательств, но подрывало основы жизнедеятельности компании;

Плохая аналитика. Расходы резались по принципу размеров, срочности оплаты и пр. Часто не было времени на аналитику и построение сценариев влияния того или иного решения;

Отсутствие оптимизации затрат, которые были в валюте, отличной от валюты доходов компании. Даже при небольшом ослаблении национальной валюты компании несли бо́льшие убытки;

Сокращение затрат, которые были запланированы для достижения долгосрочного развития. Пережив старт кризиса, компании не понимали, куда двигаться дальше.

Как в свою очередь заметили в KGCG, любые управленческие решения компании должны быть взвешены с точки зрения стратегии, а по каждому элементу расходов нужно дать ответ на вопрос: "в какой степени он участвует в достижении стратегических целей организации?".

Также одной из основных ошибок предпринимателей, отметил Андрей Калиушенко из Baker Tilly, является применение сокращения затрат только к определенным частям/сотрудникам компании.

Бухгалтерия на аутсорсе или бухгалтер в штате – что выбрать бизнесу

От каких затрат избавляться в первую очередь

В целом, советуют эксперты, приоритетно нужно отказываться от тех финзатрат, которые создают наименьший удельный вклад в достижение стратегических целей бизнеса, а, с другой стороны, сохранять те, которые приносят основной доход предприятию.

В то же время определение менее или более важных статей расходов не имеет универсального шаблона и зависит от множества факторов: начиная со сферы деятельности предприятия (стратегия оптимизации у тех компаний, которых в большей степени затронули карантинные ограничения, будет отличаться от других), работающей бизнес-модели и заканчивая стадией развития компании.

"Если бизнес-модель компании построена на личном общении с клиентами, отказ от командировок будет равносилен прекращению хозяйственной деятельности" – проиллюстрировали в KGCG.

"Сколько сокращать и как экономить – зависит от направления, вида бизнеса и, в конечном итоге, отсутствия ограничения со стороны властей на работу. А также способности самого предпринимателя строить собственную стратегию развития, помноженную на коэффициент текущей неопределенности", – в свою очередь добавили в Идея Банке.

С другой стороны, крупные предприятия, в отличие от малого и среднего бизнеса, имеют больший запас прочности и более широкую вариативность для переориентации всей деятельности или некоторых ее процессов. Так, по словам Веры Савченко, крупный бизнес может перевести на аутсорсинг часть процессов, в то время как для мелкого и среднего бизнеса эта стратегия может не окупиться.

Личная банковская карта для расчетов с клиентами. Есть ли риск блокировки

Большие и средние бизнесы, имея системную организацию внутри, менее подвержены влиянию кризиса, отметили в Идея Банке, вместе с тем указав, что "большие обороты и запас прочности в крупных компаниях – далеко не значит, что можно беспечно ожидать конца кризиса".

"Каждый бизнес в текущем кризисе в виду сложности прогнозирования – уже сейчас должен быть Agile. То есть нужно действовать так, как заложено в предпринимательстве априори – быть гибким, быстро осуществлять поиск новых ниш и форм, оперативно принимать решения. Малый бизнес – хоть и в меньшем масштабе, – но так же гибко ищет решения", – считают в Идея Банке.

Впрочем, эксперты смогли выделить универсальные оптимизационные мероприятия, подходящие для компаний разного масштаба и сферы деятельности:

• ликвидация непроизводительных расходов;
• пересмотр отношений с поставщиками;
• устранение избыточных функций;
• борьба с должностным мошенничеством;
• оптимизация бизнес-процессов;

Как заметила Вера Савченко, лучшая оптимизация – это автоматизация управления и работы. Как говорилось ранее, в первом случае на помощь компаниям могут прийти программные сервисы для аналитики затрат. Во втором случае можно сэкономить, внедрив технологии самообслуживания и сделав клиентский опыт бесконтактным – в частности, над этим следует задуматься предприятиям в сегменте ритейла.

• сокращение затрат на офис.

Последний пункт стал особенно актуальным во время пандемии, напоминает Вера Савченко:

"Полная или частичная работа удаленно обязательно должна сократить затраты на аренду и обслуживание рабочих помещений. С другой стороны, те офисы, которые все-таки должны остаться, будут требовать больших затрат на приспособление к новым реалиям (дезинфекция, бесконтактные двери и приспособления, системы вентиляции). Чем меньше будет площадь офиса – тем меньше будут новые затраты", – подчеркнула эксперт.

Как создать сайт для онлайн-продаж за неделю и не допустить ошибок

…а на чем экономить не стоит

Собеседники UBR.ua также выделили ряд расходных статей, сокращать которые нужно в последнюю очередь:

Персонал

После проведения оценки эффективности работы сотрудников и вакантности на рынке труда, принятие решения о сокращении персонала – стандартная и, более того, логичная во время кризиса практика. Однако она сопряжена со множеством рисков законодательного и репутационного характера.

Очевидно, что нельзя увольнять ключевых сотрудников, квалификация которых имеет решающий характер для бизнеса. "Скажем, никак нельзя уволить финансового директора или бухгалтера", – приводят пример эксперты коммерческого банка Идея Банк. При этом даже увольнение рядовых работников может в лучшем случае привести к недовольству всего коллектива, а в худшем – к еще большему увеличению денежных потерь.

"По моему убеждению, в текущей ситуации, когда очень сложно найти работу, увольнение сотрудников – самая последняя мера, к которой следует прибегать", – высказала точку зрения руководить BDO in Ukraine Савченко.

Подробнее о правилах сокращения персонала – ниже в соответствующем подразделе.

Как правильно открыть и ликвидировать ФЛП

Реклама

Cнижение затрат на рекламу также оправдано только в том в случае, если все остальные уже сокращены, указывает Вера Савченко. Либо же тактическая цель бизнеса определена как удержание текущей клиентской базы, добавляют в Идея Банке.

Как отмечает Андрей Калиушенко из Baker Tilly, в трудные времена необходимо держать фокус на существующих клиентах. Впрочем, даже в такой ситуации к снижению рекламного бюджета следует подходить с осторожностью.

"Даже в кризис клиенты хотят знать и постоянно убеждаться, что бизнес, сервисами которого они пользуются – стабилен", – говорят в Идея Банке.

Маркетинг

От скидок и выгодных предложений для клиентов стоит отказываться только в том случае, если анализ предыдущих результатов таких действий показал свою неэффективность, отмечают в Baker Tilly. Специалисты KGCG добавляют, что такое решение можно принять лишь ответив на вопросы:

• какое место в ценностном предложении бизнеса занимают эти мероприятия?
• как ведет себя рыночное окружение — сокращают ли конкуренты стимулирующие мероприятия или наоборот, действуют более агрессивно, стремясь захватить большую долю на сжимающемся рынке?
• В чем состоит собственная стратегия компании на период кризиса — экспансия, сохранение доли рынка или максимальная экономия и выживание?

Логистика

В случае, если бизнес зависит от постоянных поставок, сокращать логистические расходы точно не стоит, говорит глава BDO in Ukraine.

"Возможно, стоит продумать альтернативные цепочки, продублировать заказы на самые критические позиции и, наоборот, увеличить расходы, чтобы не остановить бизнес", – дает рекомендации Вера Савченко.

Оборотные средства

Если бизнес эффективен и его деятельность не подвергается ограничениям со стороны властей, считают в Идея Банке, нельзя экономить на оборотных средствах. В случае отсутствия свободного финансового ресурса за его привлечением можно обратиться в финучреждения: в частности Идея Банк предлагает предпринимателям, работающим от 1 года, "Кредит на развитие бизнеса" с возможностью займа до 500 тыс. грн на счет, а также оформить бизнес-карту с прямым доступом к счету 2600.

"Общаясь с клиентами, мы понимаем, что главная задача для них сейчас – не позволить себе остановиться с учетом текущих обстоятельств и смещением многих жизни в онлайн. Поэтому статьи затрат у них составляют как непосредственно закупка товаров под реализацию, инвестиции в ремонт и оборудование, так и маркетинговые и рекламные расходы для продвижения в интернете", – рассказали в Идея Банке.

Как правильно выбрать клиент-банк для бизнеса

Инвестиции в развитие

В кризис необходимы нетривиальные решения, способные обеспечить быстрый поиск новых ниш и форм деятельности.

"Как ни парадоксально, в текущем кризисе не стоит отказываться от умеренных инвестиций в развитие. Мир меняется уже сейчас и стремительно. Вовремя сделанные инвестиции позволят удержаться в нише или выйти в новую, отвечая на потребности клиентов", – посоветовали в Идея Банке. Такие методы бывают доступны не только для крупного бизнеса.

"Скажем, кроме продуктового магазина, предприниматель может открыть еще и пиццерию – как ответ на потребности клиентов, которым в карантин все так же нужно получать качественный продукт и сервис непосредственно возле дома", – указывают специалисты Идея Банка.

Как правильно сократить расходы на персонал

В ряде случаев сокращение расходов на персонал – снижение зарплат, увольнения, отпуска за свой счет – это совершенно необходимая и правильная мера, дают оценку в KGCG. Однако данные мероприятия сопряжены с риском несоблюдения законодательства.

Так, проведенное в рамках закона увольнение сотрудника может привести к большим расходам, чем планировалось сэкономить: сумма оплаты выходного пособия и добавленная к ней стоимость повторного найма и обучения может перевесить временное снижение затрат.

Кроме того, говорит глава BDO in Ukraine, большинство решений по сокращению затрат на кадры – от увольнений и до снижения оклада – требуют извещения сотрудников минимум за 2 месяца. Часть изменений в принципе невозможны без согласия сотрудника, а игнорирование мнения наемных работников может стать причиной снижения морального духа и лояльности персонала.

Сотрудник просит повысить зарплату. Когда соглашаться, а когда можно повременить

Минимизировать риски проще всего через открытый диалог с командой. Кроме того, принимая решение о сокращении расходов на персонал, нужно руководствоваться определенными правилами:

В первую очередь стоит сокращать премии, бонусы, надбавки и т.д., а не фиксированную ставку. С одной стороны, добавляет Вера Савченко, это логично, так как дополнительные вознаграждения обычно привязаны к результату, который в кризис ухудшается.

"Также, когда присутствует большая вероятность нестабильности и новых витков ухудшения ситуация на рынке и внутри компании, то постоянная фиксированная часть зарплаты больше ценится сотрудниками", – объясняет руководитель BDO in Ukraine.

При принятии решения о переводе части сотрудников в отпуск, следует учитывать следующие факторы:

• как в случае оплачиваемого, так и неоплачиваемого отпуска, работник может уйти в него только по своему желанию;
• хорошим вариантом для тех категорий сотрудников, которые полностью не могут выполнять свои обязанности во время карантина, но смогут вернуться к ней после снятия ограничений, является выход в неоплачиваемый отпуск. Ранее, согласно трудовому законодательству, каждый сотрудник мог уйти в неоплачиваемый отпуск лишь на 14 дней, однако на период адаптивного карантина данное требование было снято.

Консервация бизнеса – выход или неизбежное закрытие

Мнения экспертов по поводу реалистичности реанимирования бизнеса после его консервации разделились. Так, в KGCG выразили убеждение, что консервация – это не "крайняя мера" или признак окончательного и бесповоротного краха и, более того, такая возможность уже реализуется большим количеством игроков на рынке.

"Если расчеты показывают, что расходы на консервацию бизнеса плюс будущие расходы на его расконсервацию и запуск будут ниже, чем убытки от беспрерывной деятельности в течение кризисного периода — тогда, разумеется, экономически рациональным будет остановить и законсервировать бизнес", – поясняют в KGCG.

Составляем бизнес-план. Что учесть и как просчитать

Другие эксперты сомневаются, что после консервации предприятия его возможно реанимировать. Так, в BDO in Ukraine затруднились вспомнить такие примеры на практике.

"Кризис — это не время года или сезон. Кризис – это изменения, которые ведут из точки А в точку Б. Неправильно относиться к любому кризису, как к чему-то проходящему и предполагать, что после ничего не изменится. Все прошлые кризисы меняли бизнес-среду в той или иной мере. И стратегии как новых, так и компаний, которые давно на рынке, приходилось обязательно изменять", – привела довод Савченко.

Как бы там ни было, для успешного проведения данных мероприятий необходимо заранее разработать на уровне высшего руководства "своего рода бизнес-план, в котором были бы четко спланированы, обоснованы и оценены в натуральных и финансовых измерителях мероприятия по консервации и последующей расконсервации бизнеса", указали в KGCG.

"Комплексный всесторонний взгляд на эту задачу с рыночной, технической, организационной, юридической и финансовой сторон позволит разработать рациональный алгоритм решения задачи – в том числе, какие мероприятия проводить, сколько они стоят, какие текущие расходы сохранятся, какой персонал не подлежит увольнению, и так далее", – рассуждают аналитики KGCG.

В Идея Банке считают, что законсервировать бизнес – значит, оставить его в неопределенности, что "практически непозволительно в текущей ситуации". Однако, если такое решение и принимать, то как можно раньше – тогда, убеждены специалисты Идея Банка, останется больше шансов перефокусироваться и найти другие ниши и пути. Там также отмечают, что в любом случае перед принятием соответствующего решения необходимо погасить – если это возможно – текущие долги или обратиться в банк за реструктуризацией задолженности.

"Это важно для кредитной истории и деловой репутации в будущем. Не секрет, что банки очень осторожны с неплательщиками. Кроме того, для последующего быстрого старта важно сохранить основные средства и ключевой персонал. Все это – нарабатывается годами", – дали совет в Идея Банке.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Налоговикам разрешат доначислять НДФЛ и военный сбор с карточных переводов

• 421

Погашение долгов на рынке газа обойдется каждой семье в 18 тыс. грн, – советник Шмыгаля

• 140

Госбюджет-2021: курс выше 29 грн/$ и рекордный дефицит в 270 млрд грн

• 494

В Запорожье возобновят автопроизводство. Что будут выпускать: Lada или Renault

• 4369

Газ по почте. Нафтогаз разворачивает масштабную сеть контакт-центров по всей стране

• 755

Взяткам – бой. Сколько денег украинцам сэкономят государственные е-услуги

• 284