Бухгалтерия, IT, кадры — под оптимизацию. Кто за ними?

Локдаун экономических процессов, вызванный угрозой распространения коронавирусной инфекции, показал, что наиболее конкурентоспособными и устойчивыми к различным кризисам являются те компании, которые открыты для изменений и могут оперативно подстраиваться под ситуацию. Какие IT-решения сейчас в тренде и что способствует оптимизации рабочих процессов, "ДП" разбирался вместе с генеральным директором компании-разработчика систем электронного документооборота WSS-Consulting Геннадием Поповым.

Сегодня, подводя предварительные итоги деятельности в период коронакризиса, руководители предприятий из разных отраслей отмечают высокие показатели, которых удалось добиться на удалёнке, например, в части ведения документооборота, бухгалтерского учёта, работы с контрагентами. Но грамотная организация всех этих процессов была бы невозможна без современных IT-решений. Одним из них стало внедрение общих центров обслуживания (ОЦО). В них интегрируются функции отдела закупок, управления персоналом, вопросы IT- и финансово-экономического отдела, что позволяет максимально автоматизировать и тем самым упростить такие рутинные процессы, как планирование, бюджетирование, анализ, налоговый учёт, управление складами, ведение баз данных, подготовка тендерной документации, расчёты заработной платы, поиск и наём персонала, поддержка IT-систем, управление проектами и многие другие функции.

Зачем нужен единый центр

Если в России первые ОЦО стали появляться в начале 2000-х годов, то для западных компаний они стали обычной практикой ещё в 1980-х. Сегодня по всей стране количество таких центров значительно возросло, но это решение всё ещё не используется повсеместно. Компаниям, которые уже давно пытаются внедрять инновационные технологии в своей работе, — а таких тоже немало, — было проще перестроиться в период коронакризиса. Пандемия, по сути, лишь подчеркнула необходимость сокращения операционных издержек бизнеса и подтолкнула многих по-новому взглянуть на рабочие процессы. Как показывает практика, автоматизация многих из них значительно экономит ресурсы и позволяет предприятию сосредоточить свои усилия на основной деятельности.

"Положительный эффект от внедрения ОЦО отмечает ряд компаний, — рассказал Геннадий Попов. — Так, снижение издержек по функциям, переданным в ОЦО, отмечают 89% клиентов, повышение эффективности бизнес-процессов наблюдают 88% клиентов, систем внутреннего контроля — 84%, а достижение экономии за счёт снижения затрат на персонал констатируют 93% компаний".

Однако очень важно перед выбором системы для внедрения ОЦО изучить все её возможности. Так, стоит обратить внимание на производительность системы, наличие гибких инструментов разработки и интеграции, на её масштабируемость, на то, чтобы не было ограничения по количеству пользователей. Серьёзным бонусом является возможность использования единого электронного архива, обеспечивающего централизованное и структурированное хранение электронных документов. А электронный документооборот с применением электронной подписи позволяет повысить эффективность сотрудников за счёт сокращения сроков подписания, обработки и обмена первичными документами. В условиях дистанционной работы, а также для топ-менеджмента, который часто оказывается в разъездах, незаменимыми становятся мобильные приложения, посредством которых можно ещё более оперативно решать текущие задачи. Весь этот функционал реализован, например, в рамках комплексного решения "WSS Docs для ОЦО".

"В одном из последних наших кейсов система WSS Docs обрабатывает более 100 видов документов как на бумаге, так и в электронном виде, более 1,5 млн обращений от пользователей в сутки, более 20–30 тыс. новых документов в сутки. Причём скорость работы не снижается, даже если загрузить в систему 10 млн документов, она подстраивается под любые объёмы", — пояснил Геннадий Попов. Он также подчеркнул, что решение имеет более 400 внедрений в России, из них нет ни одного неуспешного проекта.

Что мешает внедрению

Однако в большинстве случаев руководители предприятий, решившие идти по пути инноваций, сталкиваются с одной и той же проблемой — нужно мотивировать сотрудников использовать новый функционал. Людям, которые привыкли работать с бумагами, зачастую сложно объяснить, что документы можно оформлять также в электронном виде. Но по мере роста количества осведомлённых срабатывает эффект сарафанного радио. Так произошло в случае с ПАО "Полюс", крупнейшим золотодобывающим предприятием России, где в 2017 году была запущена программа по созданию многофункционального центра в Красноярске. В её рамках на базе отдельного юридического лица планировалось централизовать функции бухгалтерского и налогового учёта, управления персоналом и фабрики платежей. Для этого на основе WSS Docs была создана автоматизированная система управления электронным документооборотом (АСУ ЭДО), благодаря которой сегодня всего лишь 3% внутренних документов оформляются на бумаге.

"Внедрение АСУ ЭДО в "Полюсе" — один из самых интересных проектов в истории компании WSS-Consulting, — поделился Геннадий Попов. — В ходе внедрения нам было приятно видеть значительную поддержку как со стороны руководства, так и со стороны рядовых пользователей. Показательно, что по итогам сотрудничества заказчик выразил желание продолжать развивать систему и переводить в АСУ ЭДО на основе WSS Docs другие бизнес-процессы", — отметил Геннадий Попов. И, по мнению эксперта, это только начало, так как современные экономические реалии уже давно предъявляют новые требования к модели ведения бизнеса. Только те, кто максимально оптимизирует свою работу, доверив часть функционала современным высокотехнологичным решениям, смогут не только остаться на рынке, но и приумножить свои активы.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter